Lo único peor que capacitar a los empleados y que se vayan es no capacitarlos y que se queden. Zig Ziglar
Hace un buen número de años, en una visita que hice a algunas ciudades en Brasil para conocer la experiencia de empresas que estaban implementando el modelo japonés propuesto por la JUSE (Union of Japanese Scientists and Engineers), tuve oportunidad de charlar brevemente con el autor del libro TQC Control de la Calidad (al estilo japonés), Vicente Falconi Campos, el cual era utilizado como guía de implementación en empresas brasileñas como CVRD (Vale), Cervejaria Brahma, Caraíba y Usiminas Mecánica, entre muchas otras grandes corporaciones.
De esa conversación y de las visitas a instalaciones de aquellas compañías conservo, además de muy buenos recuerdos, un viejo volumen de aquel libro que me obsequió su autor. En éste, describe detalladamente, con una tremenda habilidad didáctica, los elementos clave para una exitosa implantación del modelo de calidad japonés. Debo decir que ese libro se convirtió en una extraordinaria referencia bibliográfica cuando tuve la oportunidad de coordinar el proceso de implementación de aquel sistema, bajo la mentoría de mi sensei, el Dr. Ichiro Miyauchi, Consejero de la JUSE, en alrededor de 20 centrales de generación eléctrica de una importante empresa de energía en México para la que trabajé durante casi década y media.
A mi regreso a México de aquel viaje devoré el libro, que hoy atesoro con gran cariño por las enseñanzas que obtuve de él (por el estado en que se encuentra, si observas la foto de la portada de este artículo, podrás adivinar fácilmente cuánto uso le di). En éste, el Prof. Falconi expresaba un importante consejo al lector al advertir que, trabajando en empresas brasileñas en la implementación del modelo de calidad total, muchas de las dificultades en la conducción de aquel proceso eran ocasionadas por la falta de conocimientos. Luego, para combatir aquella dificultad, proponía utilizar un método de estudio al cual tituló: "El Método del Cuenco".
Al leer detenidamente la descripción de ese método quedé inmediatamente convencido de su poder. Por esa razón, no dudé a mi regreso de aquel viaje en recomendar su aplicación a mi jefe, el Gerente Regional de la empresa a cuyo cargo se encontraban aquellas centrales de generación y en las cuales colaboraban poco más de 3,400 empleados.
La implementación de aquel método de estudio constituyó todo un cambio de paradigma, pues, entre otras cosas, agilizó el proceso de capacitación que usábamos, mejoró drásticamente la comunicación entre las personas y áreas organizacionales, amén de que ayudó a echar por tierra aquella disparatada idea de que "chango viejo no aprende maroma nueva", facilitando increíblemente la comprensión de cada tema abordado y con ello la implementación de muchos aprendizajes adquiridos por ese medio a personas de todas las especialidades y antigüedades en la empresa.
Al momento en que decidí retirarme de aquella organización, un año y medio después de iniciado aquel método de estudio, varios libros completos habían sido leídos, analizados -y aplicados- por decenas de grupos de estudio en los que participaron cientos de personas que constituían sus mandos medios. El primer libro en ser estudiado fue, por supuesto, el del propio Falconi Campos.
Aquí,El Método del Cuenco:
Forme un grupo de seis personas como máximo y un mínimo de cuatro. Elijan un facilitador o coordinador del equipo.
Elijan el material de estudio (un libro, un procedimiento, etc.). Dividan el material a estudiar en partes o temas manejables semanalmente. Cada semana los miembros del grupo deben estudiar la parte o tema acordado.
Preparen con tiempo el lugar de la reunión. Tengan a la mano un cuenco con trozos de papel con el nombre de los participantes. Opcionalmente, el facilitador podrá preparar una presentación con diapositivas que resumen el tema estudiado.
Cada semana, reúnanse por espacio de 2 horas (a veces una hora es suficiente). A la hora de la reunión sorteen a uno de los miembros del grupo, quien expondrá ante los otros el tema de la semana. Como todos estudiaron el tema, la discusión será muy buena. Opcionalmente, el expositor puede usar la presentación preparada por el facilitador.
En el caso de que quien debía exponer no haya estudiado, se disuelve la reunión y se da el tema por visto. No se debe sortear o aceptar voluntarios para exponer. El método se basa en el compromiso de que todos estudiarán.
El trozo de papel con el nombre de quien salió sorteado retorna al cuenco. Así, una persona que expuso esta semana podría volver a ser sorteada en la siguiente. Finalmente, acuerden el tema a abordar la siguiente semana.
Con la experiencia adquirida con su aplicación en diversas organizaciones para las que he colaborado como consultor, he tenido necesidad de hacerle algunas adecuaciones al método para adaptarlo mejor a sus culturas, así como para tomar en consideración aspectos coyunturales. Esto ha dado lugar, entre otras cosas, a desarrollar folletos de dibujos animados para grupos de personas con un bajo nivel educativo, aplicar exámenes rápidos antes de comenzar una sesión cuando se sospecha que el número de personas que prefieren "jugársela" y no estudiar es considerable o, bien, solicitar resúmenes de aprendizajes a los participantes al finalizar cada sesión cuando se desea asegurar la comprensión de los temas.
Un reto importante para una exitosa adopción del método reside, sin lugar a dudas, en el liderazgo. Así como he relatado mi positiva experiencia personal en la puesta en práctica del Método del Cuenco, debo también reconocer algunos tropiezos, como el que tuve en una empresa a la que asesoré hace un tiempo, cuando a unos 4 meses de haber comenzado su aplicación su Director, en una junta con todo su staff, cuestionó fuertemente el proceso, señalando que consideraba: "excesivo el tiempo dedicado a las sesiones del cuenco", rematando con aquella frase lapidaria: "esto no es una escuelita". Sobra decir lo que vino después. Aplicada la vacuna, no hubo remedio.
No cabe duda que contar con conocimientos actualizados en nuestra disciplina juega un papel determinante en el desarrollo de la auto-confianza, la satisfacción laboral, la efectividad, la eficiencia y, finalmente, en los resultados que entregamos a nuestras organizaciones. La cuestión es: ¿Cómo podemos mejorar nuestro desempeño personal y el de nuestros equipos de trabajo si no es mediante un proceso de actualización permanente?
Es innegable que la tecnología disponible hoy en día nos ayuda a mejorar nuestra productividad, brindándonos valiosos elementos para identificar, filtrar y priorizar información valiosa pero, al final de cuentas, requeriremos tiempo y concentración para analizar, digerir y capitalizar cualquier nuevo aprendizaje.
Las preguntas para las que todos quisiéramos buenas respuestas son: ¿de dónde saco tiempo para actualizarme, con tanto trabajo y responsabilidades que manejo? ¿cómo elijo en qué concentrarme, entre tantas y tantas opciones ? ¿cómo hago para involucrar a mis colaboradores en este proceso?
La educación ha experimentado en los años recientes una serie de cambios significativos como consecuencia de los avances tecnológicos y las cambiantes demandas del mercado laboral. Los sistemas educativos se centran cada vez más en el desarrollo de habilidades prácticas, utilizando enfoques pedagógicos más interactivos y personalizados, usando para ello tecnología avanzada y disponible en línea, como el uso de la realidad virtual y la inteligencia artificial.
Una opción que muchas personas aplican para mejorar su desempeño es el auto-aprendizaje. A través de éste, los individuos tienen la oportunidad de dirigir su propio proceso y elegir el ritmo y la metodología que mejor se adapte a sus necesidades y preferencias.
El auto-aprendizaje también puede ser una forma efectiva de ahorrar tiempo, ya que las personas pueden adaptar su proceso a un horario conveniente. Sin embargo, hay que decir que el auto-aprendizaje puede ser un proceso desafiante que requiere de una gran cantidad de disciplina y motivación personal. Algunos de los principales escollos incluyen, además, la falta de estructura y organización de los temas a estudiar, la falta de retroalimentación y la falta de interacción social.
En contrapartida, el aprendizaje grupal es una técnica educativa basada en la colaboración y el trabajo en equipo para alcanzar objetivos comunes. En este sentido, los grupos de estudio, como los que promueve El Método del Cuenco son una forma de aprendizaje grupal muy popular y efectivo.
En un grupo de estudio, un conjunto de personas se reúne para estudiar un tema en particular. El grupo puede estar formado por personas que comparten un interés común en un tema determinado. Los grupos de estudio suelen ser liderados por un facilitador o miembro del equipo, quien actúa como moderador y coordinador de las actividades del grupo.
Una característica distintiva del aprendizaje grupal es que éste permite la retroalimentación inmediata. Los miembros del grupo pueden hacer comentarios y críticas constructivas durante sus reuniones y así no sólo obtener retroalimentación de un instructor. Esto les ayuda a conocer distintas perspectivas sobre un tema y así acrecentar su comprensión de las cosas.
Adicionalmente, una de las principales ventajas del aprendizaje grupal es que los participantes pueden aprender unos de otros, intercambiando conocimientos y experiencias. También, pueden ayudarse mutuamente a resolver problemas y aclarar dudas, fomentando así el desarrollo de habilidades sociales como la comunicación, la cooperación, la empatía y la confianza.
En suma, tanto el auto-aprendizaje como el aprendizaje colaborativo a través de grupos de estudio son dos importantes recursos para fomentar el desarrollo continuo de las personas en una organización. En el primer caso, es claro que la responsabilidad recae únicamente en el individuo, quien elige en qué capacitarse, cuándo y cómo, y posteriormente organiza y administra su propio proceso de aprendizaje. En el segundo caso, se requiere un esfuerzo organizativo mayor por parte de la empresa, pues uno de los aspectos relevantes a tomar en consideración es que se trata de administrar un proceso de transformación de largo plazo (de varios años, en muchas ocasiones), a través de gestionar eficientemente las acciones de corto plazo.
Como excelentemente lo expresó el connotado político inglés Walter Elliot: "La perseverancia no es una carrera de fondo; son muchas carreras cortas, una detrás de otra". Este proceso exige asignar períodos cortos (un par de horas, típicamente) pero frecuentes (una vez a la semana) a las reuniones de los grupos de estudio para llevar a cabo sesiones de análisis y discusión de temas previa y cuidadosamente elegidos por la organización.
Solamente debo agregar que si deseas que tu organización aproveche los beneficios del aprendizaje colaborativo mediante la aplicación de El Método del Cuenco, es importante que te asegures de tener "palomeados" los siguientes requisitos:
Debe ser una decisión de alta dirección (del "Número 1")
Debe seguirse un proceso "en cascada", comenzando por aplicarlo en los niveles superiores antes de bajarlo a los niveles operativos o, mínimo, de manera simultánea.
Debe ser cuidadosamente planeada la elección de los temas, la configuración de los grupos de estudio, los horarios de sus reuniones y el seguimiento a éstas.
Deben definir la forma en que se monitoreará su operación y se evaluarán sus resultados.
Si eres el líder a cargo de la decisión,.. ¿Crees que el método pueda ayudar a tu organización a mejorar su desempeño? ¿Estás dispuesto a tomar el reto de implementarlo? Si no eres ese líder, pero la idea de aplicarlo te atrae fuertemente, ¿estás dispuesto a convertirte en el agente de cambio que se necesita para lograrlo? ¿Tienes la actitud para eso?
Angel Velez Chong
Cuenta con una trayectoria profesional de más de 40 años, que inició como ingeniero de campo, colaborando en áreas de producción, mantenimiento, ingeniería y gestión de la calidad, en procesos de transmisión y generación de energía eléctrica.
Desde hace 25 años es instructor y asesor para dueños y directivos de empresas pertenecientes a los más diversos sectores económicos, tanto en México como en otros países. Actualmente, asesora en procesos de planeación estratégica y ejecución a directivos y dueños de empresas medianas y grandes, a la vez que brinda coaching a profesionales que buscan desarrollar sus capacidades. Es Director de la empresa de consultoría Equal Business Solutions, además de socio-fundador de otras dos pequeñas empresas de servicio con base en Monterrey, México.
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